Formulário de pedido do titular de dados: o que perguntar e o que registrar

O titular pode pedir acesso, correção, exclusão e outros direitos sobre os dados dele (art. 18 da LGPD). Para responder no prazo, a empresa precisa saber que o pedido chegou, quando chegou e o que foi pedido. É isso que um bom formulário resolve, e é sobre isso que esta página trata.

Os campos que o formulário precisa ter

Três campos costumam bastar para o pedido nascer completo. São os mesmos que o canal do titular do Consenty pede.

Um contato para a resposta (e-mail)

Sem um endereço para responder, o pedido não tem como ser atendido. O e-mail serve também para localizar a pessoa nos seus registros.

O tipo de pedido

Um seletor com o tipo de pedido evita que o titular tenha de adivinhar o nome do direito, e dá a você a classificação já na entrada. O canal do Consenty usa 6 tipos. Cada um corresponde a um ou mais incisos do art. 18, resumidos abaixo:

• Acesso
  • art. 18, II: acesso aos dados.
• Exclusão
  • art. 18, IV: anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei.
  • art. 18, VI: eliminação dos dados tratados com base no consentimento, salvo as exceções da lei.
• Correção
  • art. 18, III: correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Portabilidade
  • art. 18, V: portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto.
• Revogação
  • art. 18, IX: revogação do consentimento.
• Informação
  • art. 18, I: confirmação de que há tratamento dos dados.
  • art. 18, VII: informação sobre com quem os dados foram compartilhados.
  • art. 18, VIII: informação sobre a possibilidade de não dar o consentimento e o que acontece se não der.

Um campo livre para o titular explicar o pedido

O tipo diz o que a pessoa quer; o campo livre diz o contexto. É onde ela aponta qual dado está errado, qual cadastro quer excluir ou de qual consentimento está se retirando. No canal do Consenty a mensagem é obrigatória e precisa ter pelo menos 10 caracteres.

O que não pedir no formulário

Peça só o necessário para localizar a pessoa e responder. É o princípio da necessidade (art. 6º, III): tratar só o mínimo necessário para a finalidade, com dados pertinentes, proporcionais e não excessivos.

Na prática, cada campo a mais precisa ter um motivo ligado a localizar a pessoa ou a responder ao pedido. Antes de pedir cópia de documento, por exemplo, avalie se ela é mesmo necessária para isso. Esta página não traz uma regra de verificação de identidade: ela depende do tipo de pedido e do seu caso, e é assunto para orientação jurídica.

O que registrar quando o pedido chega

• A data em que o pedido chegou.
• O tipo de pedido e o que a pessoa escreveu.
• Cada mudança de status, com a data.
• A resposta que foi enviada.

Sem a data de entrada, não há como mostrar que o prazo foi cumprido, e sem o histórico das mudanças não há como mostrar o que foi feito no meio do caminho. Veja como o prazo funciona em prazo para responder ao titular.

Onde colocar o link do formulário

Coloque o link no rodapé do site, onde o titular costuma procurar, e na seção “Direitos do titular” da política de privacidade. A política montada pelo gerador de política de privacidade tem essa seção e, quando você informa o endereço do canal, imprime o link nela.

Formulário montado à mão ou canal pronto

Os dois funcionam. A diferença está no trabalho que sobra para você.

Respondendo ao pedido

Registrado o pedido, falta responder. A ferramenta de modelo de resposta ao titular monta o texto, com o motivo declarado quando o pedido não pode ser atendido por inteiro.

Perguntas frequentes

A LGPD obriga a ter um formulário?

A lei garante os direitos do titular e diz como eles são exercidos: por requerimento expresso do titular, ou de representante legalmente constituído, ao agente de tratamento (art. 18, § 3º). O texto não diz que o requerimento tenha de ser feito por formulário. Ter um canal fixo, com link público, facilita receber, registrar e responder cada pedido no prazo.

Posso usar o e-mail de contato como canal?

Pode ser um começo, desde que o endereço esteja visível no site e na política de privacidade e que cada mensagem recebida seja registrada com a data de chegada. O risco é o pedido se misturar com a correspondência comum e ninguém contar o prazo dele.

O que faço se o pedido chegar por WhatsApp ou telefone?

Registre do mesmo jeito que os pedidos do formulário: data de chegada, quem pediu, o que pediu e cada passo da resposta. Assim o pedido entra na mesma fila e no mesmo controle de prazo, qualquer que tenha sido o meio.

Tenho mais de um site. Preciso de um formulário para cada?

Cada site costuma ter a própria política de privacidade, e o titular procura o canal no site em que deixou os dados. Com um formulário por site, cada pedido já chega dizendo de qual site veio. No canal do Consenty é assim: cada site tem o próprio link, e os pedidos aparecem separados por site no painel.